El tiempo es oro y en tu empresa debes aprovechar hasta el último segundo, en este artículo listamos las mejores técnicas de gestión del tiempo para mejorar el ritmo de trabajo en tu negocio.
Una gestión del tiempo eficiente llevará a tu empresa por el camino del éxito, sea cual sea el ramo en el que te desempeñas, las siguientes herramientas te serán de utilidad para crear un plan de administración del tiempo que ayude a tus colaboradores a obtener sus metas personales y profesionales.
7 minutes life
Esta herramienta propone usar el 1% de tu día para planificar tus actividades, esto se traduce en dedicar 7 minutos en la mañana para organizar tus pendientes y 7 minutos en la noche para verificar los pendientes realizados y los que se realizarán al día siguiente, una herramienta útil para comenzar y finalizar el día organizadamente.
Ideal para personas que recién comienzan a gestionar su tiempo, es una herramienta simple y rápida.
La regla 1-3-5
Un sistema de administración del tiempo básico pero efectivo, esta regla propone listar todas las actividades pendientes del día y nombrar una como LA GRAN TAREA, seguida de tres tareas medias y cinco pequeñas, de esta forma podrás trabajar en tareas por prioridad y finalizar el día con resultados.
Ideal para organizar las tareas con mayor prioridad y trabajar por resultados todos los días.
Técnica 52-17
Un estudio realizado a los empleados de la empresa The muse, ofreció resultados destacando los hábitos de trabajo de los empleados más eficientes, evidenciando que trabajar 52 minutos constantes en un proyecto, para luego descansar libremente 17 minutos y continuar con una nueva ronda de trabajo de 52 minutos, siendo más eficientes que los colaboradores que trabajaron continuamente en un proyecto.
Ideal para proyectos con enfoque a los detalles y alta calidad.
No rompas la cadena
Un método diferente a los ya propuestos, no rompas la cadena indica que, en ciertos trabajos tomar descansos arruina su flujo creativo y la productividad. En cambio, dedicar tiempo completo en una meta o proyecto hasta concluirlo es la mejor opción, lo importante es aprovecha el impulso y ser constantes hasta alcanzar el objetivo.
Ideal para colaboradores nuevos en un área y necesitan conseguir dominio de cierta actividad.
Matriz Eisenhower
Herramienta de gestión del tiempo que delimita la urgencia de las actividades a realizar, priorizando las tareas urgentes e importantes contemplando 4 vectores para la organización.
- Hacer primero. Tareas que se necesitan realizar inmediatamente y son importantes.
- Calendarizado. Tareas importantes, pero no urgentes que pueden fijarse en calendario.
- Delegado. Si bien estos son importantes, pueden ser manejados por otra persona.
- No hacer. Estas son tareas sin importancia y no urgentes y, por lo tanto, no necesitan atención.
Ideal para colaboradores con múltiples funciones y gerentes que necesitan priorizar sus actividades.
Fresco o frito
La energía mental es importante para esta herramienta de administración del tiempo, priorizando las actividades más desafiantes para las primeras horas de la mañana cuando tu cerebro está fresco y puede responder a ellas de forma ágil, en su contra parte dedicar las últimas horas a trabajar en tareas simples o menos urgentes.
Ideal para personas que cumplen funciones creativas y técnicas, apostando por su capacidad para entregar mejores resultados.
Getting Things Done (GTD)
GTD, es una herramienta que pondrá orden al caos, este método es simple y ayuda a segmentar tus tareas por categorías o listas que podrás completar rápidamente.
El proceso de trabajo es simple, primero cree un listado de actividades, designe las que necesitan mayor prioridad, organiza las actividades por categorías y actualiza las listas con nuevas actividades.
Ideal para personas que buscan flexibilidad y claridad en la toma de decisión para realizar sus tareas.
Método de iceberg
Este método busca organizar tu información a fin de ahorrar tiempo al trabajar, para ello propone almacenar todo lo que nos resulte interesante, aunque no sea importante para el proyecto actual y ordenar por categorías para ser de utilidad en trabajos futuros, ahorrando hasta 30% del tiempo dedicado a la elaboración de un nuevo proyecto, debido a que las fuentes o recursos se encuentran disponibles en una base de datos organizada.
Ideal para actividades de innovación y vanguardia, que necesiten tener la información actual del su mercado.
Kanban
Herramienta de gestión del tiempo útil para ambientes de trabajo multi tasking, convirtiéndose en un método visual para dar seguimiento a las tareas más importantes y evitar trabajar en demasiados proyectos a la vez, permite trabajar en múltiples proyectos y gestionar el avance de cada uno por medio de 3 columnas: Backlog, Doing y Done.
Ideal para personas visuales que necesitan organizar sus proyectos y medir sus avances.
La Técnica Pomodoro
El agotamiento es el peor enemigo para el flujo de trabajo, con la implementación de la técnica pomodoro evitarás la fatiga y las interrupciones en tu trabajo, consiste en cronometrar tu trabajo, concentrándose en una actividad por 25 minutos y posteriormente descansar 5 minutos en caso de interrupciones o nuevas tareas, se deba tomar notas para retomarlas en futuros flujos de trabajo, cada cuarto descanso puede ser de 10 a 30 minutos si lo consideras necesario, con esta técnica tus horas laborables serán efectivas.
Ideal para personas que trabajan en múltiples proyectos o diferentes clientes, haciendo rendir tus horas.
Zen to Done
Con un sentido orientado a la forma de hacer las cosas, la herramienta Zen to Done evaluará la eficiencia de tus hábitos y rutinas para el cumplimiento de tus tareas, tiene 10 pasos a seguir:
- Recoger, escribir las ideas en tu cabeza.
- proceso, toma decisiones rápidas de tus actividades
- Plan, marca las tareas más importantes del día.
- Hacer, concéntrese en una sola tarea a la vez.
- Mantener las listas, separa las tareas de las ideas.
- Organizar, utiliza varias categorías para ordenar las tareas.
- Revisión, verifique cada sema sus hábitos y sistemas de trabajo.
- Simplificar, reduce tus metas y tareas para trabajar en lo esencial.
- Rutina, establece y mantén rutinas.
- Encuentra tu pasión. Busca trabajo que te apasione.
Todas las herramientas de gestión de tiempo son diferentes y cada una puede aportar beneficios para el ritmo de trabajo de tu empresa o para encontrar un equilibrio en tu vida personal, implementa el método que consideres acorde a tu empresa e incrementa tu productividad.
